Location
International
Project Work Period
02/03 - 07/05/2015
Expected Time Commitment
1 hour per week
Working Languages
English & French
Recent Activity
Available Positions
5 out of 6

THE CHALLENGE

L’organisation des évènements internationaux que sont les conférences, ateliers, et autres meetings, s’avère rarement simple : solliciter les personnes, les institutions, assurer la gestion et le suivi individuel de chaque cas sont des tâches fastidieuses et gourmandes en temps pour les personnes qui en ont la charge.

Plusieurs constats peuvent être aujourd’hui dressés au niveau de l’IMT / communautés de pratique.

(1) : L’organisation d’évènements est fréquemment assurée en tout ou partie par des personnes non formées / non spécialisées / non expérimentées dans ce domaine ; Le développement des projets collaboratifs attendu dans les mois et années à venir risque d’aggraver ce phénomène si rien n’est entrepris.

(2) : L’absence de documentation ou procédure type tend à complexifier l’organisation de ces évènements, en privant les personnes en charge d’une information utile de même qu’en empêchant l’établissement de relations efficaces entre les différentes personnes et institutions impliquées (problèmes de communication ; répartition des tâches floue ; …).

(3) : L’absence de pratiques d’évaluation et de capitalisation limite la capacité des institutions comme des individus à apprendre des expériences passées (bonnes pratiques à reproduire ; erreurs à éviter ; …) En conséquence la pratique actuelle n’est pas efficiente, conduisant à une perte de temps, d’argent, et de résultats, pouvant s’avérer frustrante pour les organisateurs comme pour les participants.

Dans le cadre d’une démarche d’institution apprenante, nous souhaitons donc aujourd’hui développer collectivement (1) des outils pratiques destinés à faciliter l’organisation des évènements internationaux (checklist) ; (2) des recommandations de bonnes pratiques ; (3) des outils permettant une évaluation a posteriori de ces évènements (évaluation).

YOUR CONTRIBUTION

Tâches du groupe :  le groupe formé par les experts impliqués sur ce projet doit participer au développement d’outils (checklit ; recommandations ; procédures ; …) permettant de standardiser et faciliter l’organisation des évènements internationaux organisés par le département de Santé Publique de l’Institut de Médecine Tropicale d’Anvers (IMT) / les communautés de pratique « Harmonization for Health in Africa » (HHA).

Tâches des experts individuels :  les missions de chaque participant au projet seront (1) de commenter, émettre des propositions, et modifier un modèle de checklist qui leur sera proposé ; (2) de participer à l’élaboration d’une procédure type en vue de l’organisation d’un évènement; (3) de participer à l’élaboration d’une grille d’évaluation des évènements.

Produits attendus :  il est attendu la délivrance de documents finalisés et prêts à être mis en œuvre, dont notamment (1) checklist de préparation d’évènements ; (2) fiche d’évaluation ; (3) une liste de recommandations et bonnes pratiques.

THE DREAM TEAM

Critère principal : sont recherchées des personnes ayant une expérience préalable de l’organisation ou de l’encadrement d’évènements internationaux.

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